Schwierige Gespräche gekonnt vorbereiten

Wie sag ich’s richtig als Führungskraft? 3 Überlebensstrategien!

In meiner Führungskräfteakademie “Akademie 120zu80” vermitteln wir genau jene Fertigkeiten die Sie benötigen, um in diesen Situationen zu bestehen und Sie erhalten Tools, Tipps und Lösungsoptionen. Werfen Sie vor allem einen Blick auf unsere Falllberatungen gleich hier.

Jetzt aber zu den 3 Strategien: Schwierige Botschaften richtig zu vermitteln oder auch Gespräche mit schwierigen Personen zu führen stellen Führungskräfte immer wieder vor Herausforderungen. Hier sind 3 Überlebensstrategien, um das nächste Gespräch erfolgreich zu meistern:

Vorbereitung ist alles!

Am Beginn jeder Vorbereitung steht die Frage nach dem Erfolg: Was möchte ich in diesem Gespräch erreichen? Im Idealfall verfolgen sie nicht mehr als 1 bis 3 Ziele, sonst laufen Sie Gefahr womöglich kein einziges Vorhaben erfolgreich umzusetzen.

Neben dem Gesprächsziel gilt es zu überlegen, wie man dieses am besten erreichen kann: Welche Unterlagen werden benötigt? Welche Informationen kann man schon vorab liefern?

Eigene Sprechzeit limitieren, dem Gegenüber die Möglichkeit geben zu reagieren und die weitere Gesprächstaktik der Reaktion entsprechend anpassen:

Wir alle haben nur eine gewisse Bandbreite Informationen aufzunehmen und zu verarbeiten. Die Informationsmenge und auch die Geschwindigkeit der Vermittlung sind als maßgebliche Stellgrößen auf dem Weg zum erfolgreichen Gespräch.

Bei schwierigen Botschaften kann man zum Beispiel so vorgehen:

Sie: „Ich habe leider eine ernste Angelegenheit mit Ihnen zu besprechen.“

Warten auf Reaktionen des Gegenüber, weiter geht es erst auf die Frage: „Warum geht es?“

Sie weiter: „Es gab einen Vorfall mit einer Kundin über den ich mit Ihnen sprechen möchte. Sie hat sich schriftlich und sehr konkret beschwert und droht sogar mit weiteren Schritten.“

Wieder warten Sie auf eine Reaktion und gehen erst dann im Gespräch weiter. So stellen sie sicher, dass alle Botschaften wirklich ankommen, sie können sofort aufklären, falls Gesagtes nicht ausreichend verstanden wurde und man steuert so gezielt – von Nachricht zu Nachricht – auf das Gesprächsziel zu. Hier zum Beispiel: „Ich möchte Ihre Sicht der Dinge abholen und Ihnen eine faire Chance zur Rechtfertigung geben.“

Wenn die Situation zu entgleiten droht:

Schnell entgleiten Gesprächssituationen, wenn Emotionen ins Spiel kommen, wenn rhetorische Tricks ausgepackt werden oder wenn sich nicht an Grundregeln des Umgangs hält. Daher gilt es schon beim Gesprächsbeginn darauf hinzuweisen, dass man sich respektvollen Umgang erwartet. Sollte es einmal zu heiß hergehen, kann man sich so auf das Eingangs gesagte berufen und so einen Ordnungsruf abgeben. Wenn das nichts nützt kann man das Meeting kurz unterbrechen, zum Beispiel mit den Worten: „Mir persönlich ist die Stimmung nun schon zu sehr aufgeheizt. Ich schlage vor, die unterbrechen für ein paar Minuten, sorgen für Frischluft, vielleicht möchte jemand noch ein Getränk und wir machen weiter, wenn wieder etwas mehr Ruhe eingekehrt ist“. Vielleicht muss man ein Gespräch aber auch vertagen, nützt die Zeit für Gespräche in kleineren Gruppen, für Feedback oder das Training mit einem Gesprächscoach.

Prinzipiell gilt in schwierige Gespräche nicht unvorbereitet hineinzulaufen. Sorgfältige Planung, Auswahl des Settings, Vorbereitung der Meeting Agenda, Vorgespräche und die eigene Vorbereitung auf eventuelle Fragen und Antworten helfen auch herausfordernde Situationen gut zu meistern.

Ein Tipp noch zum Schluss: Gerne blockieren sich Führungskräfte durch Lösungen, oder Szenarien, die sie vorher schon entwickelt haben. Gehen Sie mit Fragen und Interesse in erste Meetings um Hintergründe zu erfragen und Fakten zu klären. Daraus ergeben sich oft schon ganz andere Lösungsmöglichkeiten!

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