Skillfully conduct employee interviews:

Tips and tricks for employee appraisals

The appraisal interview is a tool for motivating employees and promoting their performance. Too often, managers see it as a chore. If appraisal interviews are conducted correctly, managers and employees can enormously benefit from them.

Christina Schendl

Preparation is key:

Um einen starken Nutzen aus einem Mitarbeitergespräch zu ziehen, muss dieses gut vorbereitet sein. Du als Führungskraft solltest ein klares Ziel für das Gespräch haben und auch deinen Mitarbeitenden die Chance geben, ihre Gedanken auf den Tisch zu legen. Überlege Dir gezielt 3-4 Punkte anzusprechen, um zu garantieren, dass Deine Botschaften auch ankommen. Wenn es sich um ein schwieriges Gespräch handelt, in welchen du deinen Mitarbeitenden Fehlverhalten aufzeigst, solltest du Fakten und Details zur Hand haben.

Before the interview: Creating a framework

Als Führungskraft möchtest Du im Gespräch in Führung gehen und auch bleiben. Dies erreichst Du, indem Du einen Rahmen gibst, der Verlauf grob planst und Szenarien im Kopf hast, wann was passieren soll. Start damit zu überlegen, welche Atmosphäre für das Gespräch förderlich ist. Dies hängt von Deinen Zielen, dem Inhalt und Deinem Gegenüber ab: förmlich? stark strukturiert? locker und amikal?

– Es gibt kein richtig oder falsch. Wichtig ist aber, eine bewusste Wahl zu treffen und nichts dem Zufall zu überlassen.

Gemäß Deiner Zielsetzung baust Du den Rahmen durch diese Maßnahmen auf:

  • Wann setzte ich das Gespräch an? (Gleich in der Früh? Kurz vor Dienstschluss? An einem Freitag?)
  • Wo führe ich das Gespräch? (Mein Büro? Auswärts? Ein Besprechungsraum?)
  • Wer schickt wann die Einladungen? (Bin ich der Absender, oder meine Assistenz?, wie viel Vorlaufzeit soll es geben, wer wurde vorher informiert?
  • Strategische Auswahl der Teilnehmer:innen und der Sitzordnung

During the interview

Worum es in einem Mitarbeitergespräch geht, ist von Fall zu Fall sehr verschieden. Es kann von einem Feedbackgespräch am Ende des Jahres, über ein Gespräch wegen eines bestimmten Vorfalles eine breite Palette von Themen beinhalten. Unabhängig vom Thema und dem Gesprächsrahmen, gibt es jedoch ein paar Dinge zu beachten: 

  • Räume Deinen Mitarbeiter:innen ausreichend Zeit zum Nachdenken ein und gib ihnen Raum ihre Gedanken zu formulieren
  • Frage aktiv um die Wahrnehmung Deines Gegenüber, kläre eventuelle kommunikative Missverständnisse
  • Betone, dass auch Du offen für andere Sichtweisen bist
  • Frage nach Feedback und Wünschen zur Zusammenarbeit

If the conversation still doesn't go as planned?

Gespräche können in eine andere Richtung laufen als geplant. Dafür vorbereitet zu sein gibt die die Möglichkeit Herr:in der Lage zu bleiben. Schätze ein, wie Dein Gesprächsgegenüber tickt: Wie gehst du mit Emotionen um? Brauchst Du Zahlen, Daten oder Fakten? Kommuniziert Dein Gegenüber eher impulsiv und oberflächlich – also im Rahmen des Großen/Ganzen, nicht mit Details? Stelle Dich in Deiner Gesprächsvorbereitung auf mögliche Szenarien ein.  

Und wenn alles nichts nützt?

Dann kann es sinnvoll sein, das Gespräch zu unterbrechen und es zu einem späteren Zeitpunkt weiterzuführen. Dies gibt allen beteiligten Personen die Chance nochmal über den Standpunkt nachzudenken. Ein Folgetermin, kann bei Gesprächen generell sinnvoll sein. Die Mitarbeitenden haben dadurch Zeit sich mit dem Feedback anzufreunden und darüber nachzudenken.

Concluding the interview:

Am Ende des Gespräches ist es gute Praxis offene Fragen zu klären, Vereinbarungen zu treffen, die nächsten Schritte zu besprechen und das Gespräch zu dokumentieren. Wichtig für Dich als Führungskraft ist den Ablauf gedanklich noch einmal durchzuspielen, also zu reflektieren. Dadurch kannst du die Aktionen deines Mitarbeitenden besser nachvollziehen, Verständnis aufbauen und so auch besser steuernd eingreifen.

Hint:

Wichtig bei Mitarbeitergesprächen ist es vorbereitet zu sein, in Führung zu gehen und zu bleiben. Als Führunsgkraft bestimmst Du Rahmen, Inhalt, Geschwindigkeit und Verlauf.  

Wir helfen Dir gerne bei der Gesprächsvorbereitung! Melde Dich gerne mit einer Anfrage!

Hier unten habe ich noch einen spannenden TEDx Talk eingefügt – es geht um strategische Kommunikation! Viel Spaß!

 

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